Peranan Sistem Informasi Akuntansi dalam Penggajian Karyawan di PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan

Bagian ini menjelaskan secara umum sistem penggajian yang diterapkan di PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan. Sistem ini mengelola penggajian karyawan, termasuk penetapan, perhitungan, dan distribusi gaji. Perusahaan memiliki kebijakan dan prosedur internal terkait penggajian karyawan. Proses ini melibatkan berbagai dokumen, seperti daftar hadir, lembur, dan perhitungan gaji. Sistem menggunakan bantuan komputer, meskipun metode yang digunakan menunjukkan adanya kombinasi antara Microsoft Excel dan SIMPEG (Sistem Manajemen Kepegawaian) yang menunjukkan potensi inefisiensi. Sistem ini bertujuan untuk memastikan pembayaran gaji yang akurat dan tepat waktu kepada karyawan, sesuai dengan peraturan perusahaan dan perjanjian kerja yang berlaku. Penting untuk dicatat bahwa pengembangan sistem yang efektif dan efisien dalam pengelolaan penggajian sangatlah penting bagi perusahaan untuk mencegah kerugian akibat kesalahan atau penyimpangan.

Analisis ini berfokus pada evaluasi sistem penggajian yang ada, mencakup beberapa aspek penting. Pertama, evaluasi dokumen yang digunakan, meliputi surat pengangkatan karyawan, daftar gaji dan upah, rekap daftar gaji dan upah, serta daftar absensi dan lembur. Dokumen-dokumen ini dinilai cukup efektif sebagai dasar perhitungan gaji. Namun, terdapat ketidaksesuaian sistem antara pencatatan waktu hadir (menggunakan SIMPEG) dan prosedur pembayaran gaji (menggunakan Microsoft Excel), yang menyebabkan inefisiensi. Kedua, analisis ini menelaah prosedur pencatatan waktu, yang dianggap kurang memadai karena ketidakpaduan sistem. Ketiga, analisis meninjau sistem wewenang dan prosedur pencatatan, menunjukkan bahwa setiap transaksi memerlukan persetujuan dari pihak berwenang untuk meminimalisir penyimpangan. Terakhir, analisis meliputi praktik-praktik sehat yang telah dijalankan perusahaan, seperti pemisahan tugas antara bagian kepegawaian, akuntansi, dan keuangan, meskipun masih ada rangkap tugas di bagian kepegawaian yang berpotensi menyebabkan penyelewengan.

Bagian ini membahas aspek pengendalian internal dalam sistem penggajian PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan. Mengacu pada definisi pengendalian internal oleh Romney dan Steinbart (2004:229), sistem tersebut dirancang untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, meningkatkan efisiensi, dan mendorong kepatuhan pada kebijakan perusahaan. Pengendalian internal meliputi pengendalian akuntansi dan administrasi. Namun, penelitian ini menemukan potensi kelemahan dalam pengendalian internal, khususnya terkait rangkap tugas di bagian kepegawaian, yang dapat meningkatkan risiko penyelewengan. Analisis juga menyoroti pentingnya pengawasan yang ketat untuk mencegah kesalahan manusia (human error) dan penyimpangan (fraud). Oleh karena itu, penelitian ini menyarankan peningkatan pengendalian internal untuk mengurangi risiko dan memastikan integritas data akuntansi dalam sistem penggajian.

Struktur organisasi PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan berbentuk lini, dengan Kepala Cabang sebagai pimpinan tertinggi. Sistem ini memastikan bawahan bertanggung jawab langsung kepada atasannya, sehingga diharapkan disiplin dan efektivitas kerja tinggi. Peraturan kepegawaian, yang disahkan oleh Menteri Tenaga Kerja Republik Indonesia dengan SK No. KEP.454/M/BW/PK/2002 tanggal 8 November 2002, mengatur sistem penggajian dan pengupahan. Peraturan ini memberikan pedoman bagi perusahaan untuk memberikan balas jasa kepada karyawan, baik pegawai tetap maupun outsourcing. Sistem ini juga mengatur pemberian gaji dasar, tunjangan, dan insentif prestasi. Pembayaran gaji dilakukan melalui transfer bank ke rekening masing-masing karyawan. Peraturan ini menjadi acuan penting dalam menjalankan sistem penggajian dan memastikan keadilan dan transparansi dalam pemberian kompensasi kepada karyawan.

Bagian ini menganalisis efektivitas dokumen dan sistem pencatatan yang digunakan dalam proses penggajian di PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan. Dokumen-dokumen yang digunakan dinilai memadai, termasuk surat pengangkatan karyawan, daftar gaji dan upah, rekap daftar gaji dan upah, serta daftar absensi dan lembur. Semua dokumen tersebut digunakan sebagai dasar perhitungan gaji dan upah, dan keabsahannya diverifikasi melalui tanda tangan pihak yang berwenang. Namun, terdapat kelemahan dalam prosedur pencatatan waktu hadir karyawan. Sistem pencatatan waktu hadir menggunakan SIMPEG (Sistem Manajemen Kepegawaian), sementara proses pembayaran gaji dan upah menggunakan Microsoft Excel. Ketidaksesuaian sistem ini menyebabkan ketidakpaduan data dan inefisiensi dalam penggunaan waktu. Hal ini juga menunjukkan potensi masalah dalam akurasi dan efisiensi keseluruhan proses penggajian.

Analisis ini mengevaluasi sistem wewenang dan pemisahan tugas dalam proses penggajian. Setiap transaksi memerlukan otorisasi dari pihak yang berwenang untuk meminimalkan penyimpangan. Misalnya, daftar hadir dan lembur harus diotorisasi oleh bagian kepegawaian sebelum pembuatan daftar gaji dan upah. Daftar gaji dan upah kemudian diotorisasi oleh Kepala Divisi Administrasi Keuangan dan Kepala Divisi Keuangan sebelum pembayaran. Bagian akuntansi juga berperan dalam verifikasi dan pencatatan. Namun, ditemukan kelemahan dalam pemisahan tugas, khususnya di bagian kepegawaian. Terdapat rangkap tugas, yaitu bagian kepegawaian juga menangani pencatatan waktu hadir, pembuatan daftar gaji dan upah, serta seleksi karyawan baru. Kondisi ini berpotensi menimbulkan penyelewengan dan memerlukan perbaikan untuk meningkatkan pengendalian internal.

Bagian ini mengkaji praktik-praktik penggajian yang dianggap sehat dan kelemahannya di PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan. Praktik sehat yang diidentifikasi meliputi pemisahan fungsi antara bagian kepegawaian (membuat daftar gaji dan upah serta menyimpan arsip pegawai), bagian akuntansi (memeriksa kebenaran perhitungan gaji dan upah), dan bagian keuangan (pembayaran gaji dan upah). Dinas perpajakan juga berperan dalam perhitungan dan pelaporan pajak penghasilan pegawai (PPh). Namun, kelemahan utama tetap terletak pada rangkap tugas di bagian kepegawaian. Fungsi kepegawaian merangkap sebagai pencatat waktu hadir, pembuat daftar gaji dan upah, serta penyeleksi karyawan baru. Situasi ini meningkatkan risiko penyelewengan dan ketidakakuratan data. Oleh karena itu, rekomendasi untuk pemisahan tugas yang lebih jelas dan tegas sangat penting untuk meningkatkan integritas dan transparansi proses penggajian.

Kesimpulan penelitian menunjukkan bahwa sistem penggajian di PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan memiliki beberapa aspek yang efektif, seperti penggunaan dokumen yang memadai (surat pengangkatan karyawan, daftar gaji, absensi, dan lembur) dan penerapan sistem wewenang dan otorisasi yang cukup baik untuk meminimalkan penyimpangan transaksi. Proses pembayaran gaji melalui transfer bank juga dinilai efektif dan efisien. Namun, penelitian ini juga mengidentifikasi kelemahan signifikan, terutama terkait ketidakpaduan sistem pencatatan waktu hadir (SIMPEG) dan proses pembayaran gaji (Microsoft Excel), serta adanya rangkap tugas di bagian kepegawaian yang meningkatkan risiko penyelewengan. Kekurangan dalam pemisahan tugas ini perlu mendapat perhatian serius karena dapat berdampak pada akurasi data dan integritas sistem penggajian secara keseluruhan. Sistem yang kurang terintegrasi ini berpotensi menimbulkan inefisiensi dan meningkatkan risiko kesalahan.

Berdasarkan hasil analisis, beberapa rekomendasi diajukan untuk meningkatkan sistem penggajian di PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan. Pertama, integrasi sistem pencatatan waktu hadir (SIMPEG) dan sistem pembayaran gaji (Microsoft Excel) sangat penting untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi data. Kedua, pemisahan tugas yang lebih tegas di bagian kepegawaian perlu diimplementasikan untuk mengurangi risiko penyelewengan dan meningkatkan pengendalian internal. Ketiga, perusahaan disarankan untuk mempertimbangkan implementasi sistem informasi akuntansi penggajian yang lebih terintegrasi dan modern untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi proses penggajian. Keempat, peningkatan pelatihan bagi karyawan terkait dengan prosedur dan sistem penggajian dapat meningkatkan pemahaman dan kepatuhan terhadap aturan perusahaan. Dengan implementasi rekomendasi ini, diharapkan sistem penggajian akan menjadi lebih efektif, efisien, transparan, dan terhindar dari potensi penyimpangan.